Jak cyfryzacja pomaga stawiać czoła wyzwaniom klimatycznym?

W 2020 r. emisje gazów cieplarnianych uwolnionych w wyniku działalności firm zlokalizowanych w Unii Europejskiej wyniosły 3,5 mld ton CO2³ - droga do zeroemisyjności gospodarki jest więc jeszcze długa. Pozytywne zmiany napędza jednak rosnąca presja ze strony klientów oraz nowe prognozy w biznesie. Dziś już 9 na 10 liderów na całym świecie zwiększa wydatki na działania związane ze zrównoważonym rozwojem, a 63% twierdzi, że to klienci wywierają największą presję na podjęcie działań⁴. 

Mimo to, presja konsumentów nie jest jedynym motorem zmian. Nowoczesne, coraz bardziej innowacyjne rozwiązania wyraźnie wspierają workflow firm i sprawiają, że organizacje dostrzegają korzyści nie tylko dla planety, ale także - własnego budżetu.

Firmy mają ważne powody, aby przechowywać zebrane dane w swojej siedzibie. Często jednak duża część tych informacji może być bezpiecznie przechowywana w chmurze, pozostawiając serwery do obsługi wyłącznie najważniejszych danych. Utrzymanie serwerowni wymaga bowiem energii elektrycznej, sprzętu i całodobowego chłodzenia, by mogły one wydajnie działać. Tego typu centra danych zużywają prawie 7% światowej energii elektrycznej^5, a ich emisja dwutlenku węgla porównywalna jest z emisją w przemyśle lotniczym⁶.

Zarówno rządy, jak i dostawcy usług w chmurze w Europie są tego świadomi, dlatego podejmują kroki, aby zachęcić firmy do zajęcia się tym problemem. Unia zakłada, że do 2030 roku europejskie centra danych będą w pełni neutralne dla środowiska pod względem emisji dwutlenku węgla⁷. Globalni giganci, tacy jak Google, Amazon czy Microsoft wychodzą naprzeciw tym potrzebom, oferując narzędzia, które pomagają firmom obliczyć ślad węglowy⁸. Swoje zasoby wykorzystują na rzecz zapewnienia jak najniższej emisyjności centrów danych firm. Mając to wszystko na uwadze, wiele biznesów przechodzi dziś na infrastrukturę hybrydową lub w pełni chmurową, przechowując zarządzane informacje w centrach danych, utrzymywanych z zachowaniem najwyższych standardów neutralności klimatycznej.

Jak podaje fundacja na rzecz ochrony środowiska The World Counts, w 2021 roku światowa produkcja papieru i tektury wyniosła 420 000 000 ton⁹. Zakładając, że w ciągu najbliższych 2 lat ilość informacji w obiegu biznesowym może wzrosnąć nawet 4,5-krotnie¹⁰, kwestia zużycia papieru nabiera coraz większego znaczenia.

Warto zauważyć, że rezygnacja z papieru to korzyść nie tylko dla środowiska. Digitalizacja dokumentów jest jednym z najważniejszych kroków w kierunku nowoczesnej organizacji pracy, umożliwia również firmom optymalne wykorzystywanie dostępnych na rynku cyfrowych rozwiązań. Takie przejście wciąż jednak stanowi ogromne wyzwanie, szczególnie dla dużych przedsiębiorstw, a utrzymanie zgodności i zapewnienie płynności procesów staje się tym trudniejsze, im większa jest skala zmian. I to właśnie obszar, w którym do gry wchodzą rozwiązania ECM (Enterprise Content Management). Wdrażane mogą być w siedzibie firmy, w chmurze lub w modelu hybrydowym. Wykorzystywać je można do przechowywania i zarządzania danymi na dużą skalę w sposób efektywny i wydajny.

Marcin Somla, Country Manager SER, wiodącego dostawcy usług ECM w Polsce, komentuje: ECM umożliwia firmom zarządzanie dokumentami biznesowymi i innymi danymi z niezrównaną wydajnością. Pozwala na pełny dostęp do informacji przechowywanych we wszystkich aplikacjach i firmowych systemach, takich jak SAP lub inne rozwiązania ERP. Wspiera także automatyzację operacji biznesowych opartych na danych, takich jak przechwytywanie metadanych z dokumentów czy procesy fakturowania. Co ważne, wszystkie dokumenty archiwizowane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Dzięki temu firmy implementujące systemy ECM mogą mieć pełne zaufanie do naszego rozwiązania i ze spokojem działać w swoim obszarze. Przekonujemy, że proces transformacji nie musi być trudny ani kosztowny. Współpracując z zaufanymi dostawcami, firmy mogą zdigitalizować swoje dokumenty i skonfigurować system ECM bezpiecznie i wygodnie, zachowując przy tym pełną zgodność z obowiązującymi przepisami.

Według Światowej Organizacji Meteorologicznej, podczas lockdownów i pracy zdalnej w latach 2019-2020 globalne emisje CO2 wyraźnie się zmniejszyły, a jakość powietrza uległa zauważalnej poprawie¹¹. Stało się to m.in. za sprawą redukcji emisji spalin oraz zmniejszenia wykorzystania powierzchni biurowej. Dziś wiele firm patrzy coraz przychylniej na pracę zdalną i pozwala na nią zatrudnionym, choć dostosowanie się specyfiki home office jest dla nich sporym wyzwaniem. Dotyczy to w szczególności dużych przedsiębiorstw, które by funkcjonowały bez zakłóceń, muszą utrzymywać płynną komunikację między setkami pracowników w różnych działach.

Marcin Somla dodaje: Cyfrowa ewolucja, której jesteśmy obecnie świadkami, zachęca nas do poszukiwania nowych sposobów na szybszą, bardziej efektywną, a jednocześnie zrównoważoną pracę. Przejście na model zdalny lub hybrydowy skłania firmy do zastanowienia się nad wydajnością i efektywnością ich obecnych działań. Digitalizując dokumentację, jak również wdrażając nowoczesne rozwiązania do zarządzania treścią, przedsiębiorstwa mogą szybko i skutecznie dostosować się do nowej rzeczywistości. Przewagę biznesową zyskują dzięki cyfrowym procesom oraz pełnemu dostępowi do informacji, w dowolnym miejscu i czasie.

Aby sprostać dzisiejszym wyzwaniom środowiskowym, warto motywować firmy nie tylko potencjalnym ryzykiem w niewdrożenia zmian, ale również perspektywami wynikającymi z rozwoju. Zastosowanie najnowocześniejszych systemów do zarządzania dokumentacją i procesami biznesowymi pozwala na ograniczenie tego ryzyka, oszczędza czas pracowników i wpływa na znaczne zwiększenie wydajności operacyjnej przedsiębiorstw.